¿Qué es el módulo de Documentos en Odoo y cómo funciona?
El módulo de Documentos en Odoo es una herramienta poderosa para digitalizar, organizar y automatizar la gestión documental dentro de una empresa. Permite centralizar todos los archivos importantes, establecer flujos de trabajo y colaborar en tiempo real con equipos, clientes y proveedores.
Su funcionamiento se basa en carpetas jerárquicas, etiquetas personalizables, acciones automatizadas y una integración profunda con otras aplicaciones del ecosistema Odoo, como Proyectos, Facturación, RRHH y Firma Electrónica.
Principales funcionalidades de la gestión documental en Odoo
Organización por carpetas y etiquetas
Puedes estructurar tus archivos en carpetas jerárquicas con permisos personalizados. Las etiquetas permiten clasificar documentos por tipo, proyecto, cliente u otras categorías relevantes para tu negocio.
Visualización, filtros y búsqueda avanzada
Visualiza documentos en diferentes formatos, filtra por etiquetas, fechas o responsables, y encuentra archivos rápidamente gracias a su potente buscador.
Firma electrónica integrada
Firma contratos, autorizaciones o facturas directamente desde el módulo, gracias a su integración con Odoo Firma Electrónica.
Gestión de permisos y accesos
Define quién puede ver, modificar o eliminar documentos según su rol en la organización. Ideal para garantizar la seguridad de la información.
Automatización de flujos de trabajo documentales
Validaciones y aprobaciones
Establece flujos de validación para documentos como presupuestos, contratos o facturas. Puedes asignar aprobadores por carpeta o tipo de documento.
Acciones automáticas
Crea reglas para que ciertos documentos generen acciones automáticas: creación de tareas, facturas, firmas requeridas, etc. Esto ahorra tiempo y reduce errores humanos.
Colaboración y documentos compartidos con clientes y proveedores
Con Odoo puedes compartir carpetas o documentos específicos con usuarios externos mediante enlaces seguros. Puedes fijar fechas de caducidad y permitir subidas desde el portal.
Integración del módulo de Documentos con otras apps de Odoo
Proyectos
Asocia documentos a tareas o hitos de proyecto para mantener toda la información centralizada.
Facturación
Automatiza la creación de facturas desde documentos escaneados. La IA de Odoo identifica los datos clave.
Recursos Humanos
Guarda contratos laborales, solicitudes, licencias y otros archivos del equipo con acceso restringido.
PLM (Product Lifecycle Management)
Gestiona versiones de planos, hojas técnicas y documentos de ingeniería desde un solo lugar.
Cómo implementar la gestión documental en tu empresa paso a paso
- Audita tus procesos actuales: identifica qué tipos de documentos manejas, cómo se almacenan y cuáles son tus cuellos de botella.
- Estructura las carpetas y etiquetas: diseña una jerarquía clara y asigna responsables.
- Define flujos de trabajo: para aprobaciones, firmas o acción automáticas.
- Capacita a tu equipo: para garantizar una adopción exitosa.
- Monitorea y ajusta: revisa el uso y haz mejoras continuas.
Preguntas frecuentes sobre la gestión documental en Odoo
- ¿Puedo escanear documentos y enviarlos directo a Odoo? Sí, mediante la pasarela de correo electrónico y reglas automáticas.
- ¿Los documentos están seguros? Sí, puedes definir permisos por carpeta, usuario o grupo. Además, los archivos se pueden bloquear durante su edición.
- ¿Funciona en dispositivos móviles? Sí, Odoo es responsive y puedes subir, firmar o revisar documentos desde el teléfono.
- ¿Cuánto cuesta? El módulo de Documentos está incluido en las suscripciones de Odoo Enterprise.
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